Berikut ini cara daftar dan ganti sertifikat tanah elektronik. Diketahui, belum lama ini pemerintah telah menerbitkan Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertifikat Elektronik. Aturan tersebut berlaku mulai 12 Januari 2021 dan merupakan payung hukum untuk digitalisasi tanda bukti kepemilikan tanah.
Nantinya, semua sertifikat tanah yang selama ini berbentuk fisik, akan ditarik untuk digantikan sertifikat elektronik atau sertifikat el. Ada dua cara penerbitan sertifikat tanah elektronik yang tercantum dalam pasal 6 regulasi ini. Pertama, penerbitan Sertifikat el untuk pertama kali dilakukan melalui pendaftaran tanah pertama kali untuk tanah yang belum terdaftar.
Kedua, penerbitan juga bisa dilakukan melalui penggantian sertifikat menjadi sertifikat el untuk tanah yang sudah terdaftar. Hal ini juga ditegaskan oleh Direktur Pengaturan Pendaftaran Tanah dan Ruang Direktorat Jenderal Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah, Dwi Purnama. "Untuk penerbitan sertipikat elektronik nantinya dapat dilaksanakan melalui pendaftaran tanah pertama kali untuk tanah yang belum terdaftar, dan penggantian sertipikat analog menjadi sertipikat elektronik untuk tanah yang sudah terdaftar seperti secara suka rela datang ke kantor pertanahan atau jual beli dan sebagainya," jelas Dwi Purnama dalam keterangannya, dikutip Kamis (4/2/2021).
Dwi menyatakan, nantinya Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertifikat Elektronik dan PMNA No 3 Tahun 1997 akan berlaku secara berdampingan dalam penyelenggaraan pendaftaran tanah. Hal ini dikarenakan beberapa hal, yakni pelaksanaan pendaftaran tanah di seluruh wilayah Indonesia belum seluruhnya terdaftar, sehingga data fisik dan data yuridis tanah untuk setiap bidang tanah belum seluruhnya tersedia. “Pemberlakuannya juga akan secara bertahap mengingat banyaknya bidang tanah yang ada di Indonesia, kemudian sesuai dengan kondisi geografis yang sangat beragam dan kondisi sosial ekonomi masyarakat yang majemuk," ujarnya.
Penerbitan sertifikat tanah elektronik bagi pendaftaran tanah pertama kali untuk tanah yang belum terdaftar meliputi pengumpulan dan pengolahan data fisik, pembuktian hak dan pembukuannya, penerbitan Sertifikat, penyajian data fisik dan data yuridis, serta penyimpanan daftar umum dan dokumen, dilaksanakan melalui Sistem Elektronik. Adapun hasil kegiatan pengumpulan dan pengolahan data fisik berupa Dokumen Elektronik. Dokumen Elektronik ini terdiri dari gambar ukur, peta bidang tanah atau peta ruang, surat ukur, gambar denah satuan rumah susun atau surat ukur ruang, dan atau dokumen lainnya, yang merupakan hasil pengumpulan dan pengolahan data fisik.
Nantinya, setiap bidang tanah yang sudah ditetapkan batas batasnya, baik dalam pendaftaran tanah secara sistematik maupun sporadik diberikan nomor identifikasi bidang tanah. Dengan begitu, tanah yang sudah ditetapkan haknya menjadi hak atas tanah, hak pengelolaan, hak milik atas satuan rumah susun, hak tanggungan atau tanah wakaf siap didaftar melalui Sistem Elektronik dan diterbitkan Sertifikat el. Kumpulan Sertifikat el yang tersimpan di Pangkalan Data secara berurutan sesuai edisinya sebagai riwayat pendaftaran tanah menjadi buku tanah elektronik.
Nantinya setiap pemilik hak akan memiliki Sertifikat el dan akses atas Sertifikat el pada Sistem Elektronik. Hanya saja, Sertifikat el dan akses tidak diberikan kepada pemegang hak/nazhir apabila data fisik atau data yuridis tidak lengkap atau masih disengketakan. Dalam hal data fisik atau data yuridis sudah dilengkapi atau sengketa dinyatakan telah selesai maka Sertifikat el dan akses dapat diberikan kepada pemegang hak/nazhir.
Ketentuan mengenai hal ini tertuang dalam pasal 14 aturan tersebut. Dijelaskan bahwa penggantian Sertifikat menjadi Sertifikat el dilakukan untuk bidang tanah yang sudah terdaftar dan diterbitkan Sertifikat Hak Atas Tanah, hak pengelolaan, hak milik atas satuan rumah susun atau tanah wakaf. Penggantian Sertifikat menjadi Sertifikat el dilaksanakan melalui permohonan pelayanan pemeliharaan data pendaftaran tanah.
Penggantian dilakukan apabila data fisik dan data yuridis pada buku tanah dan sertifikat telah sesuai dengan data fisik dan data yuridis dalam Sistem Elektronik. Jika data fisik dan data yuridis belum sesuai maka Kepala Kantor Pertanahan akan melakukan validasi. Validasi ini meliputi data pemegang hak, data fisik, dan data yuridis.
Penggantian Sertifikat menjadi Sertifikat el termasuk penggantian buku tanah, surat ukur dan atau gambar denah satuan rumah susun menjadi Dokumen Elektronik. Penggantian Sertifikat el juga tetap dicatat pada buku tanah, surat ukur dan atau gambar denah satuan rumah susun. Nantinya, Kepala Kantor Pertanahan menarik Sertifikat untuk disatukan dengan buku tanah dan disimpan menjadi warkah pada Kantor Pertanahan.
Seluruh warkah dilakukan alih media (scan) dan disimpan pada Pangkalan Data. "Perlu dijelaskan juga sesuai dengan pasal 16 peraturan tersebut bahwa tidak ada penarikan sertipikat analog oleh kepala kantor. Jadi saat masyarakat ingin mengganti sertipikat analog ke elektronik atau terjadi peralihan hak atau pemeliharaan data, maka sertipikat analognya ditarik oleh kepala kantor digantikan oleh sertipikat elektronik," imbuh Dwi Purnama. Sementara Kepala Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang, Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan (LP2B), Virgo Eresta Jaya menjelaskan perihal keamanan dari penggunaan sertipikat elektronik.
Menurutnya, digitalisasi ini adalah cara meningkatkan kemananan. “Karena dengan elektronik, kita lebih bisa menghindari pemalsuan, serta tidak dapat disangkal dan dipalsukan. Di dalam sertipikat elektronik juga kita memberlakukan tanda tangan elektronik, ketika penandatangan digital dilakukan, operasi kriptografi melekatkan sertifikat digital dan dokumen yang akan ditandatangani dalam sebuah kode yang unik," jelas Virgo Eresta Jaya. Keamanan juga dapat dijamin karena menurut Virgo, seluruh proses pengamanan informasi menggunakan teknologi persandian seperti kriptografi oleh Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).
"Di dalam sertipikat elektronik akan dijamin keutuhan data yang berarti datanya akan selalu utuh, tidak dikurangi atau berubah dan untuk kerahasiaan kita sudah dilindungi oleh pengamanan dengan menggunakan teknologi persandian dari BSSN," jelasnya.